Huishoudelijk reglement

Uitvoering gevende aan artikel 3, lid 2 j en ter verdere uitwerking van het Verenigingsstatuut in het algemeen heeft de algemene vergadering het volgende Huishoudelijk Reglement vastgesteld.

1. Aanmelding en toelating leden, categorieën leden

Artikel 1

Aanmelding als lid van de vereniging geschiedt bij de ledenadministrateur. De ledenadministrateur voert de ledenadministratie uit in opdracht van de secretaris van het bestuur. Aanmelden geschiedt door het indienen van een volledig ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier, alsmede een recente pasfoto . Op het aanmeldingsformulier dient o.a. vermeld te worden: naam en voornamen, adres, woonplaats, telefoonnummer, geboortejaar en geboortedatum, bankrekeningnummer, omschrijving speelsterkte (zowel in het enkel- als het dubbelspel), vermelding eventueel lidmaatschap vorige vereniging. Betreft het een aanmelding van een minderjarige, dan moet dit formulier mede zijn ondertekend door de persoon zijn wettelijke vertegenwoordiger. Op het aanmeldingsformulier machtigt het lid c.q. zijn wettelijke vertegenwoordigers de vereniging tot het jaarlijks afschrijven van de contributie van zijn of haar rekening middels een automatische incasso.

Artikel 2

Over aanname van leden beslist het bestuur, waarbij, in willekeurige volgorde, o.a. volgende criteria in de overwegingen kunnen worden betrokken:

  • Speelsterkte
  • relatie met de vereniging
  • woonplaats
  • tijdstip van aanmelding
  • leeftijdsopbouw binnen de vereniging
  • trainingscapaciteit van de vereniging alsmede al datgene wat het bestuur voor een goede gang van zaken bij de vereniging dienstig acht.

Artikel 3

Na het voldoen van de verschuldigde contributie ontvangt de als lid aangenomen persoon, als bewijs van hun acceptatie, een KNLTB ledenpas, dan wel een door het bestuur samengestelde clubpas.

Artikel 4

Naast de in artikel 4 van de Statuten genoemde categorieën leden, kent de vereniging:

Buitenleden: Voor deze categorie komen in aanmerking personen die meer dan 40 kilometer buiten Schalkhaar woonachtig zijn;
Kennismakingsleden: Hiervoor komen in aanmerking personen die niet eerder lid zijn geweest van de vereniging. Dit, in principe, éénmalige lidmaatschap is geldig van 1 juli tot en met 30 september van het lopende verenigingsjaar. Leden kunnen slechts één jaar kennismakingslid zijn;
Studentenleden: Hiervoor komen in aanmerking personen die kunnen aantonen dat zij een studie volgen op minimaal HBO-niveau;
Rolstoeltennissers: Hiervoor komen in aanmerking personen met een lichamelijke handicap en/of personen die in veel lichtere mate beperkingen hebben (bijv. door een tijdelijke of blijvende blessure). De algemene vergadering stelt jaarlijks, op voordracht van het bestuur, de contributie voor bovengenoemde categorieën vast.

Artikel 5

De vereniging, rekening houdend met het aantal beschikbare banen, streeft naar een ledenbestand, bestaande uit 450 senioren en 150 junioren.

Artikel 6

Contributies dienen door de leden voor 15 maart van het verenigingsjaar aan de penningmeester van de vereniging voldaan te zijn op de door de penningmeester aan te geven wijze. Personen die zich op een later tijdstip (bijv. na 1 april) aanmelden als lid van de vereniging dienen de contributie te voldoen binnen 10 werkdagen na ontvangst van het aanmeldingsformulier bij de ledenadministrateur van het bestuur. De leden zijn verplicht hun eventuele adresverandering onmiddellijk aan de ledenadministrateur ter kennis te brengen.

Artikel 7

Opzegging van het lidmaatschap (uitsluitend schriftelijk) door het lid kan te allen tijde, doch gaat slechts in aan het einde van het lopende verenigingsjaar op 31 december. Rekening houdend met het gestelde in artikel 6, lid 2 van de Statuten, blijft het lid bij opzegging na 31 december, voor het volgende verenigingsjaar contributieplichtig.

Artikel 8

De leden zijn verplicht om activiteiten binnen de vereniging te vervullen, die door het bestuur voor de goede dagelijkse gang van zaken geacht worden (bijv. bardiensten). Deze verplichting is vastgelegd in de regeling vrijwilligerswerk (hoofdstuk 6). Leden kunnen deze verplichting afkopen, echter uitsluitend op een door het bestuur vastgestelde wijze. Het bestuur kan eveneens, in bijzondere gevallen, dispensatie verlenen.

Artikel 9

Leden kunnen niet-leden introduceren voor ten hoogste 3 maal per seizoen en alleen bij niet-verstoring van de speelgelegenheid der leden. In het baanreglement is aangegeven hoe te handelen. Tijdens de (zomer)schoolvakanties mogen juniorleden overdag niet-juniorleden introduceren, mits deze niet-juniorleden lid zijn van een der, in de gemeente Deventer gevestigde tennisverenigingen (op vertoon van een geldige ledenpas) en alleen bij niet-verstoring van de speelgelegenheid der leden. Voor het introduceren van een niet-juniorlid is geen introducé-geld verschuldigd. Voor het afhangen op het digitale afhangbord dient het niet-juniorlid zijn/haar ledenpas te gebruiken.

2. Bestuur (artikel 9, lid 4 der Statuten)

Artikel 1

Het bestuur van de vereniging bestaat uit tenminste drie personen die door de leden in de algemene vergadering worden gekozen. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester dienen alle drie meerderjarig te zijn. Verkiezing vindt plaats op voordracht, opgemaakt door het bestuur en/of tenminste 5 seniorleden van de vereniging.

Artikel 2

Het bestuur wijst uit zijn midden een secretaris en een penningmeester aan. Samen met de door de algemene vergadering gekozen voorzitter vormen zij het Dagelijks Bestuur (DB).
Ten behoeve van de continuïteit worden bestuursleden geacht bereid te zijn hun functie minimaal drie jaren uit te oefenen. Leden van het DB mogen maximaal drie termijnen (9 jaren) hun functie uitoefenen, met de dispensatie mogelijkheid van nog één termijn van drie jaren, en treden af in een driejaarlijkse cyclus met als volgorde: penningmeester, voorzitter, secretaris.
Tegenkandidaten voor bestuursfuncties kunnen tot 7 dagen voor de algemene vergadering bij het secretariaat worden ingediend. Tegenkandidaten moeten schriftelijk verklaren bereid te zijn een bestuursfunctie te willen vervullen. Eveneens moet hun kandidatuur worden ondersteund door tenminste 5 seniorleden van de vereniging.

Artikel 3

Het bestuur wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan, die bij ontstentenis van de voorzitter in diens functie treedt.

Artikel 4

Het bestuur vergadert zo dikwijls de voorzitter of tenminste van de bestuursleden zulks wenselijk oordelen. De vergaderingen van het bestuur worden bijeengeroepen door of namens de voorzitter van het bestuur middels het toezenden van de agenda voor de vergadering.
Geen besluiten kunnen worden genomen, wanneer niet de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.
Besluiten in de vergaderingen van het bestuur kunnen slechts worden genomen bij meerderheid van het totaal aantal stemmen, dat door alle leden van het bestuur tezamen kan worden uitgebracht. Ieder bestuurslid brengt 1 stem uit.

Artikel 5

Het bestuur is in het bijzonder verplicht te zorgen dat de Statuten van de Vereniging in de vereniging nauwkeurig worden nageleefd, de wettig genomen besluiten worden uitgevoerd en het ledenregister nauwkeurig wordt bijgehouden. Het bestuur is verplicht de communicatie met de leden van de vereniging te onderhouden en ervoor te zorgen dat deze een juist beeld krijgen omtrent het door het bestuur te volgen beleid. Het bestuur zal hiervoor in eerste instantie gebruik maken van het verenigingsperiodiek ‚het clubblad NETWERK‚ of de internetsite www.tcparkbraband.nl.

Artikel 6

Het bestuur is ten aanzien van haar financieel beleid gehouden aan de door de algemene vergadering goedgekeurde begroting. Kan een goed beleid slechts worden gevoerd met een overschrijding van meer dan 10 % van de totale jaarcontributie ontvangst, dan is het bestuur verplicht een algemene vergadering ter goedkeuring vooraf hiervoor bijeen te roepen. Voor het plegen van (vervangings-)investeringen zal de beheercommissie in overleg met het bestuur en met goedkeuring van de algemene vergadering jaarlijks een bedrag reserveren. Dit bedrag, zijnde tenminste het minimale afschrijvingsbedrag, wordt op een separate rekening gestort. Mutaties kunnen alleen plaatsvinden met goedkeuring van het bestuur en de algemene vergadering. Na overleg met het bestuur wordt de commissies een budget toegewezen. Overschrijding van dit budget gedurende het lopende verenigingsjaar, kan uitsluitend geschieden met goedkeuring van het bestuur. De commissies zijn verplicht, minimaal één maal per jaar, financiële verantwoording af te leggen tegenover het bestuur.

Artikel 7

De leden van het bestuur genieten geen financiële beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben recht op vergoeding van de door hen in de uitvoering van hun functie gemaakte werkelijke kosten.

Artikel 8

Het bestuur draagt zorg voor de totstandkoming van een beheercommissie, een wedstrijd en recreatiecommissie, een barcommissie, een jeugdcommissie, een sponsorcommissie en een PR commissie & Netwerk. Na hun verkiezing stellen voornoemde voorzitters naar behoeven commissies samen die zij ter goedkeuring aan het bestuur voorleggen. Naast genoemde samenstelling van commissies wijst de wedstrijd- en recreatiecommissie een Competitieleider aan. De benoeming van de Competitieleider wordt ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd. Commissieleden genieten geen financiële beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben recht op vergoeding van de door hen in de uitvoering van hun functie gemaakte werkelijke kosten. Voornoemde voorzitters kunnen bevoegdheden en taken delegeren aan hun commissie- leden, maar blijven persoonlijk verantwoordelijk tegenover het bestuur.

3. Commissies

Artikel 1

De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies‚ met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

4. Commissie onderzoek rekening en verantwoording bestuur (Kascommissie)

Artikel 1

De kascommissie controleert de financiële stukken van het afgelopen verenigingsjaar, één en ander conform artikel 11 van de Statuten en brengt verslag uit aan de algemene vergadering.

Artikel 2

De kascommissie bestaat uit 3 seniorleden welke door de algemene vergadering worden benoemd. Ieder jaar is tenminste 1 lid aftredend en de eerstvolgende 3 jaren niet herkiesbaar.

Artikel 3

Het bestuur zal haar rekening en verantwoording tenminste 3 weken voor de algemene vergadering aan de kascommissie voorleggen.

5. Speelseizoen, baangebruik, wedstrijden

Artikel 1

Het speelseizoen loopt van 1 januari tot en met 31 december. Het hek en clubhuis zijn in principe geopend van 8.30 tot 23.00, met uitzondering van zaterdag. Op zaterdag sluit het park om 18.00 uur, met uitzondering van competitiedagen. Op 4 mei van ieder jaar zal de vereniging van 18.00 tot 20.30 uur geen activiteiten ontplooien.

Artikel 2

Om goed gebruik van de banen te bevorderen zal het bestuur ieder jaar een zgn. baanreglement (hoofdstuk 7), alsmede een baanschema (bijv. voor husselen) opstellen en dit aan de leden bekendmaken in het clubhuis en in het ‚ het clubblad NETWERK‚ en of op de internetsite www.tcparkbraband.nl.

Artikel 3

Ieder lid is verplicht na baangebruik de baan te onderhouden (slepen en lijnen vegen) conform daarvoor door het bestuur bekendgemaakte richtlijnen.

Artikel 4

Een lid door wiens toedoen schade wordt toegebracht aan roerende of onroerende zaken in het bezit of onder beheer van de vereniging, is verplicht deze schade op eerste verzoek onmiddellijk en geheel op basis van vernieuwing of herstel in vorige staat te vergoeden. Een lid is eveneens aansprakelijk voor schade aangebracht door een door dat lid geïntroduceerde persoon. Geconstateerde schade dient door ieder lid in het daarvoor bestemde boek in het clubhuis vermeld te worden, zulks ter ondersteuning van de beheercommissie.

Artikel 5

Elk bestuurslid heeft het recht een persoon die zich schuldig maakt aan onsportief of op andere wijze laakbaar gedrag terstond van de banen en/of het park te verwijderen dan wel te doen verwijderen.

Artikel 6

Honden zijn slechts aangelijnd op het park toegestaan. De leden dienen hun vervoermiddelen -(brom)fietsen en auto’s- op de daartoe aangewezen plaatsen stallen.

Artikel 7

Het bestuur dient tijdens de algemene vergadering voorstellen in, betrekking hebbend op deelname aan de KNLTB-competities, alsmede de organisatie van toernooien. Daaraan verbonden consequenties betreffende de baanbezetting zal blijken uit publicatie van het baanschema op het afhangbord in het clubhuis en op de internetsite www.afhangbord.nl of in ‚ het clubblad NETWERK.

Artikel 8

Indien er tijdens competitiewedstrijden banen beschikbaar zijn voor vrij spelen, hebben de leden, die niet op enigerlei wijze aan de competitie deelnemen, voorrang bij het afhangen voor betreffende banen.

Artikel 9

Tijdens de competitiewedstrijden op de banen van de vereniging zal het bestuur ervoor zorgdragen dat steeds een zgn. dagcompetitieleider op het park aanwezig is. Deze treedt tijdens en t.a.v. deze wedstrijden op als gemachtigde van het bestuur en draagt daarbij o.a. zorg voor de in- en verdeling van banen, aanvangstijdstip der ploegen, ballen enz., alsmede voor invulling en verzending van de wedstrijdformulieren in welke vorm dan ook.

Artikel 10

De leden van competitieploegen reizen voor zgn. uitwedstrijden voor eigen rekening en op eigen risico. Het bestuur kan besluiten leden van competitieploegen een tegemoetkoming in hun reiskosten te geven indien zij meer dan 40 kilometer van het park woonachtig en studerend zijn. Het bestuur is gerechtigd van de competitiespelers een door het bestuur te bepalen bijdrage te vorderen ter dekking van onkosten. Het bestuur is gerechtigd de terecht door de KNLTB aan competitieteams of spelers op- gelegde boetes te vorderen van de teamcaptain. Het terecht zijn van een boete wordt in eerste instantie bepaald door de Competitieleider en bij verschil van mening tussen teamcaptain en Competitieleider beslist het bestuur.

Artikel 11

Het bestuur kan besluiten junioren speelrechten van senioren te geven, indien hun prestaties daartoe aanleiding geven.

Artikel 12

De vereniging organiseert ieder jaar toernooien voor senioren en junioren, waaraan alle leden behorende tot een betreffende categorie kunnen deelnemen. Tevens kan de vereniging zgn. “open” toernooien alsmede toernooien met een beperkte inschrijving organiseren.

Artikel 13

Op de banen van de vereniging is het dragen van tenniskleding en tennisschoeisel voor de leden verplicht. De KNLTB-regels t.a.v. sponsoring en reclame zijn te allen tijde op het tennispark van toepassing.

Artikel 14

In het clubhuis dienen aanwezig te zijn: een ledenlijst, vermeldende de adressen en telefoonnummers, een competitiereglement (landelijk zowel als districts), een Jaarboek KNLTB, een wedstrijd- en toernooireglement, mét tennisregels‚ (allen laatste druk), en een EHBO-trommel met een door de KNLTB voorgeschreven inhoud. Eveneens dienen aanwezig te zijn de Verenigingsstatuten en het Huishoudelijk Reglement, alsmede de daarin vermelde publicaties.

Artikel 15

In het clubhuis dienen aanwezig te zijn: een ledenlijst, vermeldende de adressen en telefoonnummers.

6. Regeling vrijwilligerswerk

Artikel 1

Verplichtingen Alle senioren zijn verantwoordelijk voor 7 bardiensten (van 2 uur) of 14 uur ander vrijwilligerswerk per tennisseizoen.

Artikel 2

Vervanging Een seniorlid kan zich voor de uitvoering van de bardienst laten vervangen door, of ruilen met, een ander seniorlid, mits uiterlijk 1 week voor die bardienst gemeld aan de bardienstcoördinator, met naam en mailadres (liefst per e- mail) en door hem/ haar ingevuld op het rooster in het clubhuis.

Artikel 3

Verrekening
Bij de contributie wordt €70,- in rekening gebracht als een borgsom. Terugbetaling vindt plaats aan het eind van het seizoen als de betreffende bardiensten (en de betreffende kas-enveloppen zijn ingevuld en met de kasafdracht in de kluis is gedeponeerd) naar behoren zijn verricht. In het geval dat leden vrijwilligerswerk afkopen vervalt de borgsom aan de vereniging. Indien iemand door overmacht verhinderd is of niet met iemand anders kan ruilen zoekt de bardienstcoördinator een oplossing bij de nooddienst. In dit geval vervalt de gehele borgsom aan de vereniging. Met als uitzondering de mogelijkheid om in overleg met de bardienstcoördinator een extra bardienst te vervullen. Het initiatief hiervoor ligt bij het lid.

Artikel 4

Indeling
Alle leden wordt voor ruim voor het seizoen gevraagd of ze bardienst willen verrichten ander vrijwilligerswerk willen doen (bestuur/commissie;onderhoud;toernooien) voor 70 euro hun verplichtingen willen afkopen Het rooster van de bardiensten wordt 2 weken voor aanvang van het seizoen (opgenomen in het Netwerk) aan alle leden toegestuurd. Dit rooster hangt het gehele seizoen op het bord in het clubhuis en is te vinden op www.afhangbord.nl. In geval van b.v. psychische, geestelijke of lichamelijke beperkingen kan het bestuur gevraagd worden om tijdelijke ontheffing van het uitvoeren van vrijwilligerswerk.

Artikel 5

Openingstijden
De openingstijden van de bar zijn aangegeven op het rooster dat vanaf pasjesdag in het clubhuis hangt. De bardienstmedewerker dient 15 minuten voor aanvang van zijn bardienst aanwezig te zijn.

Artikel 6

Slecht weer
Bij slecht weer gaat de barmedewerker altijd naar het clubhuis. De volgende situaties kunnen zich voordoen: Bij plassen (op de banen) kan men de bar gesloten houden. Men vult de enveloppe in en deponeert deze in de kluis. Men sluit het clubhuis naar behoren af. Bij buiig weer en slecht bespeelbare banen wacht men circa 1 uur. Is er geen belangstelling dan kan men het clubhuis (’s avonds na 21.00u) sluiten. Men vult de enveloppe in en deponeert deze in de kluis. Men sluit het clubhuis naar behoren af.

Artikel 7

Nooddienst
Er wordt een lijst opgesteld met namen van leden die in geval van nood een bardienst willen overnemen. Iedere senior kan zich opgeven voor de nooddienst. In voorkomende gevallen kan hij/ zij door de coördinator van de bardienst worden opgeroepen om een bardienst te vervullen. Zij krijgen hiervoor 4,50 euro per uur met een maximum van 1500 euro per jaar (alleen voor de uren boven het gestelde minimum van 14u). Uitbetaling vindt plaats aan het einde van het seizoen dan wel anders overeengekomen. Ook nieuwe leden die later in het seizoen lid worden zullen op deze lijst worden geplaatst om op deze manier hun bardienst te vervullen.

Artikel 8

Vrijwilligerswerk anders dan bardienst: Op het opgave formulier voor de bardienst kan men ervoor kiezen aan te geven om in plaats van bardienst ook ander vrijwilligerswerk te doen. Hierbij valt te denken aan: bestuurs- en commissie werk, onderhoudswerk aan terrein, clubhuis of bestrating of het organiseren van toernooien. Voorlopig is daarbij 14 uur bardienst gelijk gesteld aan 14 uur ander vrijwilligerswerk. Hierbij geldt ook dat de borgsom van 70 euro aan het einde van het seizoen wordt teruggestort als de vrijwilligersklus is uitgevoerd. De voorzitter van de beheercommissie houdt de uren bij voor het onderhoud, de voorzitter van de WRC voor het organiseren van toernooien, de voorzitter van de jeugdcommissie de inzet van ouders bij jeugdactiviteiten en de voorzitter van PB voor de rest. 

Artikel 9

Betaald werk Alleen na goedkeuring van het bestuur kan door leden betaald werk voor TC Park Braband uitgevoerd worden. Voor dit werk wordt per uur maximaal €4,50 betaald met een maximum van €1500,- per jaar. Hiervoor worden door betrokkenen maandelijks urenstaten ingevuld, welke door de voorzitter van de des betreffende commissie en de voorzitter afgetekend worden.

7. Baanreglement

Artikel 1

Voor het reserveren van een baan en de speeltijd kan alleen gebruik gemaakt worden van het Digitale Afhangbord.

Artikel 2

Speeltijden zijn: Enkelspel 30 minuten (2 spelers) Dubbelspel 60 minuten ( 4 spelers).

Artikel 3

Bijdubbelen bij een enkelspel (verlenging met 30 minuten) is toegestaan.

Artikel 4

Doorspelen na einde speeltijd is toegestaan, zolang men niet is afgehangen. Wordt men afgehangen, kan men direct opnieuw een baan reserveren.

Artikel 5

Het is verplicht op de baan te gaan spelen, die u is toegewezen door het Digitale Afhangbord.

Artikel 6

Als door drukte twee aaneensluitende speeltijden volledig gereserveerd zijn, is men verplicht dubbelspel te spelen, vanaf de eerste vrijkomende speeltijd.

Artikel 7

Een ongeldige ledenpas wordt door het systeem niet geaccepteerd. Vanaf 1 april worden de oude passen geblokkeerd en is het niet meer mogelijk met de oude pas een baan te reserveren.

Artikel 8

Jeugdleden, ouder dan 12 jaar, mogen ook na 19.00u een baan reserveren.

Artikel 9

Voor de trainingen zijn in banen gereserveerd. De trainingsdagen, tijden en banen worden op het Digitale Afhangbord aangegeven (overzicht banen). In geval van onbespeelbare banen door regen, is de eerste weer bespeelbare baan beschikbaar voor de trainer.

Artikel 10

Tijdens de competitie, door de vereniging georganiseerde toernooien en tennisactiviteiten wordt op het digitale afhangbord aangegeven welke banen hiervoor gereserveerd zijn. Op deze banen kan dan niet worden afgehangen.

Artikel 11

Introductie: Leden met een introducé ontvangen, na betaling, van de bardienst een tijdelijke introductiepas van de bardienst. Na het tennissen moet de introductiepas direct worden ingeleverd bij de bardienst. Er behoeft geen borg betaald te worden indien de pas direct na het afhangen wordt ingeleverd bij de bardienst. Indien de introductiepas niet tijdig wordt teruggebracht bij de bardienst, zal de pas en de pas van het introducerend lid geblokkeerd worden. Een niet-lid mag zich maximaal 3 maal per seizoen laten introduceren door gewone leden. Indien leden tennissen met een introducé zonder introductie, is dat geen geldige reservering en kunnen zij van de baan gehaald worden.

Artikel 12

Bij vermissing van de pas, of wijzigingen van persoonlijke gegevens, kunt u terecht bij de Ledenadministratie. Bij vermissing, is tegen betaling een nieuw ledenpasje te aan te vragen.

Artikel 13

Doen er zich gevallen voor waarin het baanreglement niet voorziet, dan zijn aanwezige bestuur- of commissieleden (of bij afwezigheid, de bardienst en de trainer) gemachtigd een tijdelijke oplossing te bepalen. De voorzitter van de WRC dient hiervan nadien in kennis gesteld te worden.

Schalkhaar, februari 2016.